Wirtualny bałagan. Czasem jest większy niż ten prawdziwy. Gdyby na komputerowych plikach i folderach zbierał się kurz, niektóre z nich przygniótłby taką warstwą, że nie dałoby się ich otworzyć. Gdzie można zidenyfikować największe skupiska wirtualnego śmietnika oraz jak je posprzątać? W tym właśnie postaram się Tobie dzisiaj pomóc.


OBSZARY, GDZIE KUMULUJE SIĘ WIRTUALNY BAŁAGAN

DYSKI TWARDE

  • Osobisty lub rodzinny komputer (lub komputery jeśli masz ich więcej)
  • Przenośne dyski twarde
  • Tablet
  • Telefon / smartfon
  • CD romy
  • Pendrive’y

Oraz to co na nich trzymamy

  1. Program do obsługi poczty, jeśli korzystasz z opcji obsługi swoich skrzynek email
  2. Foldery ze zdjęciami i video
  3. Foldery z dokumentami
  4. Pliki z muzyką
  5. Filmy dvd
  6. Pulpit komputera
  7. Zakładki w przeglądarce
    • Pasek zakładek
  8. Pliki systemowe
  9. Stare, nieużywane aplikacje i programy
  10. Cookies
  11. Zapamiętane hasła logowania
  12. Zapamiętane ustawienia autouzupełniania

INTERNET
wszystkie aplikacje, programy i chmury, z których korzystasz

  1. Skrzynka lub skrzynki email
    • Subskrybcje newsletterów
  2. Archiwum Twojego bloga lub strony internetowej
  3. Nieużywane konta społecznościowe
  4. Używane konta społecznościowe:
    • Facebook
      1. Grupy
      2. Znajomi
      3. Polubienia stron
    • Tablice na Pinterest
  5. Aplikacje do odtwarzania muzyki i filmów (Spotify, YouTube itp.)
  6. Obserwowane kanały RSS, blogi (na przykład w aplikacjach: Feedly, Bloglovin i tym podobnych)
  7. Evernote
  8. Kursy online (Udemy itp)
  9. Home page w wyszukiwarce
  10. Aplikacje i rozszerzenia dla wyszukiwarki
  11. Aplikacje z listą artykułów do przeczytania później (np: Pocket)
  12. Kalendarz online
  13. Inne aplikacje (np. listy „To Do”, notatki itp.)
  14. Chmury danych (np: Dropbox, Google Drive itp.)
  15. Zdjęcia online (np: Picassa)

 


OD CZEGO ZACZĄĆ WIRTUALNE PORZĄDKI?

  • Przyznaj, że masz bałagan, który ma wpływ na Twoje korzystanie z komputera, Twoją pracę i efektywność. Dopóki uważasz, że wszystko jest w porządku, żadne sprzątanie nie jest Ci potrzebne.
  • Pogódź się z faktem, że ten bałagan sam nie zniknie. Niestety będzie potrzeba dużo pracy, żeby się go pozbyć. W końcu trudno oczekiwać, żeby w godzinę pozbyć się tego, co konsekwentnie budowaliśmy przez ostatni rok albo i pięć.
  • Zrób listę miejsc, które w Twoim wirtualnym świecie potrzebują generalnych porządków. Skorzystaj z list, które przedstawiłam powyżej i wypisz wszystkie miejsca, które chcesz posprzątać.
  • Wybierz swoje priorytety. Poukładaj je na liście zaczynając od miejsc, w których bałagan najbardziej Ci doskwiera. Zaznacz te, w których bałagan może i istnieje ale możesz z nim żyć. I odpuść je sobie.
  • Do każdego z zadań dopisz konkretny czas, jaki Twoim zdaniem jest potrzebny na odgruzowanie tego miejsca. Prawdopodobnie nie uda Ci się dokładnie go oszacować ale tak, czy inaczej postaraj się wyobrazić sobie jak najbardziej szczegółowo na czym polegają poszczególne zadania. Dopisz do tego czas, w jakim wydaje Ci się, że się wyrobisz. Na przykład na porządek w plikach z dokumentami możesz potrzebować 1-2 godzin, jeśli masz ich rozsądną ilość, ale na foldery ze zdjęciami, nieukładanymi przez ostatnich 5 lat ilość potrzebnego czasu może osiągać nawet kilkanaście lub kilkadziesiąt godzin. Jeśli któreś z Twoich zadań wydaje się aż tak ogromne, postaraj się podzielić je na mniejsze kawałki: np. wypisz osobne zadania dla każdego rocznika zdjęć.
  • Wyznacz sobie terminy – deadline’y, w których chcesz pozbyć się chaosu z poszczególnych obszarów. Niech będą realistyczne na ile to możliwe. Dorzuć też mały zapas czasu na nieprzewidziane okoliczności. Weź pod uwagę zarówno ilość czasu potrzebną na dane zadanie, jak też ilość wolnego czasu, którym dysponujesz codziennie, albo w tygodniu. Dla przykładu, jeśli uznałaś, że na porządek w skrzynkach email potrzebujesz 4 godzin, a dziennie możesz przeznaczyć godzinę czasu na to zadanie, to łatwo policzyć, że zajmie Ci to 4 dni. Jednak pamiętając o zapasie na niedoszacowanie i nieprzewidziane okoliczności, powinnaś dołożyć jeszcze godzinę, co da w efekcie 5 dni, czyli tydzień jeśli nie zamierzasz nic robić w weekendy. Tydzień na uporządkowanie skrzynki email to super termin – wyobraź sobie, że za tydzień od dziś Twoja skrzynka jest puściutka i zorganizowana – hurra!
  • Zaplanuj czas na działanie: wpisz zaplanowane zadania w swój kalendarz; poinformuj rodzinę, że masz pracę w konkretne wieczory, zrób to co musisz zrobić, żeby zaplanowany czas się znalazł.
  • Możesz zastanowić się nad nagrodą za każdy kolejny etap porządków. Wybierz coś, co lubisz a na co zwykle brakuje Ci czasu. Na przykład 3 odcinki ulubionego serialu, jeśli uda Ci się osiągnąć Inbox Zero. Nagrody muszą być naprawdę motywujące. Jeśli w trakcie pracy czujesz, że nagroda Cię nie pcha do przodu – zmień ją.
  • Zabierz się do pracy.

PORADY I TRICKI, KTÓRE POMOGĄ W SPRZĄTANIU

Znajdź swój system nazywania folderów i plików

Ja stosuję u siebie kilka ustalonych szablonów nazw.

Dla dokumentów:
rodzaj_czyj_data_wersja, np: PIT_Olga_2013.pdf,
lub: umowa_nazwafirmy_Olga_01.04.2010_1.0.pdf

Dla zdjęć: tworzę foldery dla każdego roku a potem w nich podfoldery na każdy miesiąc. W każdym folderze tworzę dodatkowo osobne foldery z nazwą wydarzenia, z którego pochodzą zdjęcia lub wrzucam zdjęcia luzem, jeśli nie mają żadnej konkretnej kategorii (takie po prostu codzienne fotki). Wygląda to tak:

  • 2015
    • 2015-01
      • 2015-01-29 Urodziny Taty
    • 2015-02
      • 2015-02-10-21 Ferie
      • 2015-02-26 Wycieczka do Londynu
      • 2015-02-27 Muzeum transportu
    • 2015-03

W aparacie mam ustawione nazwy zdjęć jako datę i tutaj nic już nie kombinuję, tylko segreguję zdjęcia do odpowiednich folderów.

Wyrzuć wszystko czego już nie potrzebujesz

Bez żalu pozbądź się niepotrzebnych plików, 10 wersji jednego dokumentu oraz filmów i muzyki, której nie słuchasz. Segregowanie zdjęć to tylko wierzchołek góry lodowej. Wypadałoby także wykasować wszystkie nieudane ujęcia, a i z tych udanych wybrać po jednym.

Ustal konkretne miejsca na przechowywanie każdego rodzaju danych

Na przykład ja mam to zorganizowane tak:

Dokumenty: osobiste – dysk twardy komputera,  współdzielone – dropbox, edytowane – Google Drive; archiwalne dokumenty – dysk przenośny
Filmy: pendrive, archiwum – dysk przenośny
Muzyka: itunes
Zdjęcia: dysk twarydy komputera na bieżące zdjęcia; archiwum zjęć (trafiają tam zdjęcia wszystkie zdjęcia starsze niż 6 miesięcy) – dysk przenośny
Ebooki: kindle
Audiobooki: Audioteka
Notatki, hasła, listy: Evernote
Notatki podręczne: Google Keep
Inspiracje: Pinterest
Obserwowane blogi: Bloglovin
Podcasty: aplikacja na telefonie

Generalnie każdą nową rzecz: link, artykuł, plik tekstowy czy pdf, muzykę czy zdjęcie od razu wiem gdzie zapisać. A potem gdzie jej szukać. 

photo-1448832529029-aca2dfcaf7c9

 


DOBRE PRAKTYKI

czyli, co zrobić żeby zachować porządek – moje dwa sposoby

1.

Oczywiście zapisywać wszystkie nowe rzeczy na swoim miejscu. Przypomina to odkładanie rzeczy na odpowiednie półki w mieszkaniu – czy nie jest łatwiej jeśli robimy to od razu? To samo dotyczy komputera. Nie trudno nawalić gdzieś, w jakimś kąciku kupę śmieci, które później sprząta się dwa razy dłużej i dwa razy trudniej niż gdyby po prostu wysilić się od razu i odłożyć każdą rzecz do jej domku. Takim komputerowym śmietnikiem na wszystko jest kilka miejsc. To na nie trzeba zwrócić szczególną uwagę i spróbować w zarodku zmiażdżyć pokusę zrobienia mega syfu po raz kolejny. Są to:

  • PULPIT komputera
  • Folder POBRANE
  • Skrzynka EMAIL

Jeśli chodzi o PULPIT to moja rada brzmi: ZOSTAW PULPIT CAŁKOWICIE PUSTY. Wrzuć ładną tapetę, może sama przygotuj dla siebie specjalne zdjęcie z mottem na dany miesiąc, albo swoim celem wypisanym na środku, ale poza tym nie zapisuj na pulpicie nic. Żadnych plików, żadnych folderów, żółtych karteczek, aplikacji z zegarkiem. Zero, null, nada.

Folder POBRANE zapełnia się w szybkim tempie i najgorsze jest to, że trafiają do niego zarówno rzeczy zupełnie nieistotne, które potrzebne były przez krótką chwilę, jak i pliki bardzo ważne i cenne. Najłatwiej z problemem narastającego bałaganu w tym folderze będzie poradzić sobie dzięki działaniu OD RAZU. Czyli jeśli ściągamy coś istotnego, to natychmiast przenosimy to na właściwe tej rzeczy miejsce. Oraz na bieżąco kasujemy wszystkie, zalegające w tym folderze pliki – śmieci.

Ideałem jeśli chodzi o skrzynkę email jest doprowadzenie do stanu INBOX ZERO i utrzymywanie takiego stanu przez cały czas. Nie jest to wcale takie trudne, jeśli dobrze zorganizujemy swoją skrzynkę.

2.

Drugi sposób, który praktykuję to moja LISTA ZADAŃ CYKLICZNYCH. Raz na miesiąc na mojej tygodniowej albo dziennej liście do zrobienia (posprzątania) lądują 4 zadania:

  • Zgranie wszystkich notatek z Kindla
  • Doprowadzenie do Inbox Zero
  • Zgranie zdjęć z telefonu i aparatu oraz uporządkowanie ich w odpowiednich folderach
  • Uporządkowanie zakładek i pasku zakładek w przeglądarce

 


Uporządkowany komputer oraz wszelkie inne sprzęty, na których zbierają się jakiekolwiek dane, da nam wiele korzyści w codziennym życiu.

Nie tylko będziemy potrzebować mniej czasu na znalezienie tego, czego szukamy, nie tylko dokumenty i pliki przestaną nam się gubić w naszym wirtualnym świecie, ale też

da nam to ogromne poczucie zadowolenia oraz spokoju umysłu.

Życie w poczuciu, że nasz komputer to totalny chaos, możemy porównać do życia z jednym pokojem zawalonym rzeczami bez ładu i składu od podłogi do sufitu. Trudno tam wejść, nic nie można znaleźć a do tego śni nam się to po nocach. Dlatego lepiej zabrać się do tego od razu i raz na zawsze przestać dorzucać do tego śmietnika. Sprawdź równieź dzięki czemu moje życie stało się prostsze.


Jeśli moje rady na cokolwiek Ci się przydały będzie mi miło jeśli podziękujesz mi polubieniem mojej strony na Facebooku. A może będziesz chciała podzilić tym postem z kimś, komu też by się przydał? Ikony społecznościowe znajdziesz dwa piętra niżej.